6 bästa appar för mötesplanerare (recenserade)

Det finns två sätt att slösa bort din dyrbara tid på kontoret. Det första är att sitta i ett tråkigt och oproduktivt möte, och det andra är att spendera timmar på att planera möten.

Att planera möten är en konst i sig. Du måste kontakta dina medarbetare eller vänner för att ta reda på deras tillgänglighet och villighet att delta i mötet. Beroende på antalet inbjudna kan det vara en tidskrävande och hjärnskattande process att nå enighet om det perfekta mötesdatumet och -tiden. Och även efter att du nått någon form av samförstånd måste du fortfarande göra påminnelser i form av långa e-postkedjor.



Tack och lov tar mötesplaneringsappar bort dessa problem genom att göra mötesplaneringsprocessen snabb och enkel. Du kan använda dessa verktyg för att undersöka dina kollegor och vänner på det datum och tid som passar bäst. Apparna låter andra veta om din tillgänglighet, samtidigt som de hindrar dig från att dubbelboka en tidslucka.



Detta inlägg ska granska några av de bästa apparna för mötesplanering som är värda din tid och pengar.

Innehållsförteckning



Vad du ska leta efter i en mötesplaneringsapp

Kalender Agenda Event Meeting Reminder

Följande är några av de faktorer som du bör tänka på när du väljer ett program för mötesplanering.



1. Användarvänlighet

Användarvänlighet är en så bred och subjektiv term. Så, hur säger du att ett program för mötesplanering är lätt att använda?





För det första borde det inte ta timmar med extra träning för att ta reda på hur du använder appen. Dina medarbetare bör också kunna konfigurera appen med lätthet. Framför allt måste programvarans instrumentpanel vara enkel och intuitiv.

2. Anpassningsbarhet

Anpassningsbarhet är en annan avgörande faktor som bör avgöra ditt val av ett idealiskt verktyg för mötesplanering.



Appen bör återspegla dina personliga och varumärkesbehov, inklusive dina logotyper, färger, taglines, etc. Det är ett utmärkt sätt att älska dina kunder och kunder till ditt varumärke.



långt kärleksbrev till min flickvän

3. E-postintegration

E-post är fortfarande den föredragna kommunikationsmetoden bland de flesta yrkesverksamma. Därför bör din app för schemaläggning av möten också integreras med dina officiella e-postmeddelanden.

Det betyder att alla ändringar du påverkar verktyget omedelbart måste återspeglas i din e-postinkorg.

4. Dela och synkronisera

Den grundläggande idén bakom utvecklingen av mötesplaneringsappar är att ta bort besväret med oändliga fram och tillbaka som kännetecknar traditionella mötesplaneringsmetoder.



Så det är vettigt att ett bra schemaläggningsverktyg ska ha enkel delning och synkronisering över olika enheter och plattformar. Om en deltagare gör eller begär en ändring måste dessa ändringar vara omedelbart synliga för alla deltagare.

5. Kompatibilitet och integration

Det är osannolikt att alla deltagare i ett möte använder liknande operativsystem. Som sådan bör den programvara för mötesplanering du väljer stödja olika operativsystem, inklusive Windows, Mac, iOS, etc.

När det gäller integration bör din schemaläggningsapp integreras med de flesta SaaS-system som ditt företag redan använder. Dessa sträcker sig från CRM, Dropbox, kalenderappar, för att bara nämna några.

6. Valuta för pengarna

Det spelar ingen roll om ett program för mötesplanering markerar alla rutor, om det inte är överkomligt, kommer du helt enkelt inte att dra nytta av det.

6 bästa appar för mötesplanering

ett. Boomerang kalender

boomerang kalender

Boomerang Calendar är ett webbläsartillägg för Firefox och Chrome som du kan ansluta till ditt Google Kalender- och Gmail-konto för att få åtkomst till ditt schema och e-post. Appen tillåter användare att träna trevliga mötetider på olika sätt.



När du till exempel skriver ett e-postmeddelande tar Boomerang Calendar upp en vy över din kalender och föreslår de bästa tiderna för att schemalägga dina möten, baserat på din tillgänglighet. Verktyget fångar sedan in dina kostnadsfria tidsplaner och skickar dem till dina medarbetare som svarar genom att klicka på de tider som fungerar för dem.



När du väl har kommit fram till en trevlig mötetid visas informationen omedelbart i ditt Google Kalender-evenemang.

För att skydda din integritet avslöjar Boomerang Calendar bara dina lediga tider för dina mottagare, inte detaljerna om de andra händelserna i din kalender. Och appen är helt gratis.



två. Lugnt

lugnt

Calendly fungerar på ett mer eller mindre liknande sätt som Boomerang Calendar. Den visar information om din tillgänglighet för dina mottagare och låter dem välja de tider som fungerar för dem.

För att komma igång måste du synkronisera Calendly med din kalender. Och den goda nyheten är att appen synkroniseras med de flesta kalendrar, allt från Google Kalender till Outlook, iCal och Microsoft Office 365.



Därefter föreslår du olika mötesalternativ beroende på mötets karaktär. Du kan till exempel märka ett möte som 'en timmes telefonintervju' eller '30 minuters screening för jobbsökande.' Appen kommer med finare detaljer som du kan lägga till varje mötestyp för att göra den ännu mer specifik.

Slutligen skickar du en länk till de personer som du planerar mötet med. Mottagarna bekräftar deras tillgänglighet och synkroniserar kalendert alla bekräftade möten. Denna mötesplaneringsapp är tillgänglig i både kostnadsfria och betalda planer.

3. Google Kalender

Google Kalender



Om du letar efter ett mötesplaneringsverktyg som är överkomligt, enkelt att använda och erbjuder otroliga integrationsfunktioner, bör du titta i riktning mot Google Kalender. Eftersom detta är en produkt från Google, är det ingen överraskning att den integreras med nästan alla andra Google-appar, inklusive Gmail. Att schemalägga ett möte med Google Kalender är en snabb och enkel process, eftersom det oftast innebär att skapa en gruppkalender i appen.

Att skapa en gruppkalender;
i. Gå till din Kalender-app och klicka sedan på 'Andra kalendrar +> Skapa ny kalender.'
ii. Tre prickar visas bredvid kalenderns namn. Klicka på dessa punkter och klicka sedan på 'Inställningar och delning.'
iii. Välj bland tillgängliga alternativ beroende på hur du vill dela kalendern med dina medarbetare.

Efter att du har skapat och delat gruppkalendern kan du använda den för att spåra mottagarnas tillgänglighet och samordna tidsfrister.



Google Kalender är en annan app för mötesplanering som är helt gratis att använda.

Fyra. HubSpot

hubspot

En av funktionerna som skiljer HubSpot från andra mötesplaneringsappar är att den inte bara integreras med dina e-postmeddelanden, Google Kalender eller Office 365 Kalender. Det integreras också med din CRM, så att du kan planera möten med dina kunder och potentiella kunder utan problem.

HubSpot är också en av mötesplaneringsapparna som är otroligt lätt att använda. När någon schemalägger ett möte läggs det automatiskt till i din kalender och skickas till CRM.

Appen har en personlig bokningslänk som du kan dela via e-post för att informera andra om din tillgänglighet. Mottagarna kan sedan välja mellan dina tillgängliga timmar.

Dessutom är alla dessa fantastiska funktioner gratis.

5. Klotter

Klotter

Liksom de flesta mötesplanerare i den här listan tillåter Doodle dig att skapa en offentlig URL som fångar din tillgänglighet. Du kan sedan dela webbadressen med ditt team och se om du kan räkna ut ett trevligt mötesdatum och -tid, beroende på din tillgänglighet.

Det fantastiska med att rösta ditt team med detta mötesplaneringsverktyg är att du inte begränsar dem till att svara med ett enkelt ja eller nej. Det finns också ett alternativ att lägga till 'om det behövs', vilket innebär att din föreslagna timing kanske inte nödvändigtvis är ideal, men fortfarande kan fungera. Dessutom låter appen dig bestämma hur många gånger en mottagare kan fråga ja.

Doodle stöder olika kalendrar, inklusive Google Kalender, Outlook och Microsoft Office. Men viktigast av allt kan användarna utnyttja deras MeetMe-sida, som i grunden är en ansluten kalender där du visar din tillgänglighet permanent. Så människor kan besöka din MeetMe-sida och begära möten med dig utan att nödvändigtvis behöva undersöka dem via din e-postadress eller URL.

Och även om det främst är en webbaserad programvara, är Doodle också stolt över Doodle-appen, som är tillgänglig för både Android- och iOS-användare utan kostnad. Verktyget finns i både kostnadsfria och betalda planer.

6. Mötesfågel

Mötesfågel

Meetingbird är en webbaserad mötesplaneringsapp utformad speciellt för personer som planerar frekventa möten med Gmail eller Front. Programvaran låter dig inte bara planera möten. Det hjälper dig också att reservera tid för preliminära evenemang och blockera tider som du inte tänker ha några möten.

För att kunna använda appen måste du integrera den med din Gmail- eller Front-e-postadress via ett Chrome-tillägg. Därefter visar verktyget din kalender tillsammans med din e-post, så att du kan se din tillgänglighet och planera ett möte i enlighet därmed. Det finns också möjlighet att skapa kalenderinbjudningar och dela en länk med ditt team för att undersöka dem på de föreslagna mötesdatum och -tider.

Meetingbird levereras med många mallar. Dessa mallar är ovärderliga om du försöker skapa ett möte som liknar andra du tidigare haft.

Appen finns i freemium- och premiumpaket.

Slutsats

Med ovanstående appar har schemaläggning av möten aldrig varit enklare. Se bara till att du väljer en programvara som på ett lämpligt sätt fångar ditt företags behov och intressen.